Pihak PPA akan mengeluarkan notis makluman Istiadat Konvokesyen setelah memperolehi tarikh yang telah diperkenankan oleh Tuanku Canselor sekitar bulan November. Portal konvokesyen UTHM boleh dilayari melalui laman sesawang rasmi Universiti setelah tarikh telah dimaklumkan secara rasmi oleh pejabat Naib Canselor.
Permohonan hendaklah dibuat melalui Fakulti. Setelah mendapat surat memaklumkan penganugerahan graduan pastikan segala bentuk hutang tertunggak dengan Universiti hendaklah dilangsaikan. Semakan hutang boleh dibuat melalui SMAP online.
Melalui portal e-konvo di laman sesawang rasmi Universiti setelah diwartakan pasti tarikh konvokesyen melalui laman rasmi. Semakan graduan boleh dibuat melalui portal tersebut. Pelbagai maklumat berkaitan konvokesyen secara umum boleh diperolehi.
Setiap graduan yang telah dimaklumkan melalui surat anugerah daripada Universiti akan dikenakan bayaran yuran Konvokesyen mengikut pengajian yang telah ditetapkan oleh Universiti. Untuk graduan Diploma , Sarjana Muda dan Sarjana akan dikenakan bayaran sebanyak RM 200.00. Manakala untuk graduan Doktor Falsafah akan dikenakan sebanyak RM 230.00.
10 hari dari mula tarikh penyewaan sebelum tarikh Majlis konvokesyen yang rasmi dan pemulangannya dalam tempoh 4 hari selepas hari terakhir Majlis Konvokesyen waktu hari bekerja rasmi. Sekiranya lewat akan dikenakan denda RM20 sehari termasuk hari pelepasan am.
